试验机文件与资料管理制度

文件与资料管理制度1.为了加强对公司文件及资料以符合品质系统要求。2.本公司各部门所使用的及外来的文件与资料、（文件与资料可为任何形式之媒体，如硬件拷贝或电子媒体）。3.规程类意指全公司品质程序及行政管理规定效力于组织二个部门（含）以上。4．标准类意指规程类以下的文件，其效力限于其自身部门，包括制品规格标准，材料规格，工程管理标准，制品标准、采购标准，试验标准，包装标准，作业标准（要点），限度样板的管理办法等。5．外来文件：意指标准（ISO9000、GB、法规、CNS等）及顾客之技术资料与工作相关之参考书籍等。6．文件与资料管制流程图，如附件一。7．文件书写力求简洁扼要，尽可能以图表示。文件书写内容一般包含目的、范围、定义、正文、附则、相关文件和添附表单等。公司规程类封面如（A01-01-01），内页不作规定；标准类文件无封面，内页格式亦不作规定，但使用时格式要统一。8．正式文件原稿原则以计算机打印或不可擦笔书写，（仅指制图表时），但如使用可擦试笔书写时，须影印后当成原稿再签章。9．原则上禁止于文字间夹杂非普及之外文。10．所有文件及资料必须进行统一编号管理。11文件制订、改订、废止均需填写《申请书》。12资料在作成时必须注记单位、作者、日期；发生前须经公司领导审查和批准。13文件经责任单位核准后，进行编号，经承认文件，发行至各有关使用单位。14品质系统文件及管理系统文件均由品质部门文管组负责收发并依“文件（修订）签收单”作受领确认登记管理。15文件生效日期为Zgao主管承认公布日起，但若须发时以发行日期起生效。16原则上规程类颁发对象及份数为相关单位主管各一份，如需多发由该部门主管以口头申请。如有组织变动增减部门时应由厂务部补发或收回。17旧文件于新文件发行后回收或不适用时召回，对供贷商的文件（旧购买标准与图面等）由厂务部统一收回，对委外加工的文件由厂务部收回。18厂务部或责任者可直接使用原稿文件，但如使用频繁有损坏时须考虑使用发行版。19文件收发须依“文件（修订）签收单”作版次目录登记。20文件可用手写订正（如错别字等），然后由修改者签章及标注日期（影响原意的修正需经权责人员核准）。21文件可采用撤页更换修改，且：1）由原权责人员审核承认；2）旧稿保留；3）版次不变更；4）需填写制定，修改，废除申请书。22品质手册修正或变更依《品质手册规定》执行。23版次变更时，规程类应在附则填记重要变更事项、标准类把重要变更事项记载于《标准类制、改、废履历表》内。24《标准类制、改、废履历表》为原稿文件从属体，不得分离。但无需制修，废履历表者，不在此限。25对修改处注记版次（例2为2版变更）或用斜体字打印或盖变更章。26若文件改订只涉及立案部门、日期等而对正文无影响时，则可留等正文内容有修订时再一并提出修改。27暂行文件管理1）由立案单位撰写，书面格式文字大小繁简等等，均不予规定，但原则上要求清晰可阅读且不可用可擦拭笔书写。2）立案者必须规定有效日期，并依4.4执行审核与批准。3）暂订文件如多单位需要使用，无须编号无须发行，原稿影印本可于使用单位直接使用；有效期限止即失效。4）暂订文件必须用醒目的色笔标明“暂行文件”字样，且暂订有效期内其内容可与相关资料内容不同。28外来文件管理（1）外来文件实行统一编号及管理。（2）各单位接受到外来文件，均须交各单位文件管制责任人加以识别标示。（3）若需使用时须口头提出申请，各单位文件管制责任人按4.5执行收发管理。（4）参考书籍类如有别部门或个人查阅须办理借阅手续。29参考文件管理。1）任何为法律和/或积累知识的目的所保留的任何已作废的文件；均标识“参考文件”字样。2）原则上参考文件不与正式文件归入同一卷宗，如需同一卷须加以适当标注（如目录内备注）。30文件保管：1）文件保管原则上需用卷宗放置，须印有部门编号，卷宗名称及部别代号。所有卷宗保管文件之diyi页均需为索引目录，以利查找。2）各部可视需要在卷宗上标示“紧急抽出”字样，以利突发状况时之处理。3）保管文件用卷宗原则上以打孔式为标准，标准类以上文件不可用内页式卷宗，以防丢失。

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